行政采购从流程上如何去划分行政经理和财务人员的权限?

行政采购在我司由行政经理本人负责,每笔金额较小,采购种类多且杂。长期以来我司采购成本较为偏高,例如租借宾馆的会议厅,据财务部内部估计均价较市场价高20-30%。但这类行政采购有一个特点,就是偏向B2B项目,价格不够透明。且我司采购的金额较小,也无法让供应商招投标。请问此类采购应该从何处入手,较为有效呢?从流程上如何去划分行政经理和财务人员的权限?此前曾试图更改流程,但行政经理以消极怠工应对,导致采购效率降低,引发其他部门不满,如何防止这种情况再次发生?

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3 个回答

鲜花花

行政采购可以和供应商沟通,让不同的供应商提出自己的方案,然后让使用的部门进行选择方案,这样就可以解决行政采购的工作作风怠慢的态度的。

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超凶

从内控的来考虑,我们可以设置部门进行这方面的考核和评选的,择选选择,这样可以最大限度的节约成本的。

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沙湖

从内控角度来说,适当的职责分离有利于防止舞弊,比如采购人员不负责下单,下单人员不负责供应商的选择。也就是说,采购人员可以和几个供应商签订协议,具体采用哪家供应商由使用部门来选择。

一般在行政费用上采用协议供应商的方式居多,如办公用品里面的史泰博、OA365等,机票类的携程等,价格透明,并且年末根据采购金额给的反利也是透明的。

酒店类,我们的经验是在一些主要城市选择高中低各档酒店签订协议,争取优惠价格,当然量是关键。并且如果当年量上不去,今后的价格很难降下来。这就看企业的选择,如果企业规模不大,集中在2~3家比较好,包括住宿和会议费可以放在一起谈,这样也比较容易谈价格。另外,可以通过同行业的交流获得其他公司协议酒店的价格来作为比较,但要考虑其他公司的业务量的差异。

如果有了这些协议供应商,并且对全公司发布,那么行政部门就只是执行者,也不会就每一次的会议的价格发生争议以及冲突的情况。

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